Exemples documents administratius

Orientacions i models per a documents administratius

1. AVÍS

Text breu que informa d’un fet a les persones que hi puguin estar interessades perquè n’estiguin assabentades i actuïn en conseqüència. Generalment es penja en un tauler d’anuncis, com si fos un rètol. Format: DIN A4 (210 _ 297 mm), o bé DIN A5 (210 _ 148 mm).

Criteris generals

A causa de la funció de comunicació breu adreçada a un públic més o menys ampli que té aquest document, cal tenir en compte especialment els aspectes següents pel que fa a la redacció:

  • Ordre i claredat en la presentació de la informació.
  • Concisió en la redacció del text. Cal seleccionar la informació rellevant i expressar-la de manera completa, però concisa.
  • El tractament personal:
  • Emissor:
    • Impersonal: s’ha suspès, etc.
    • Primera persona del plural (nosaltres): lamentem, informem,etc.
  • Destinatari:
    Impersonal: cal presentar, es poden recollir, etc.
    Segona persona del plural (vosaltres): podeu adreçar-vos a...
    Tercera persona del plural (vostès): les persones interessades poden adreçar-se a...

Estructura

  • Títol. El títol o identificació del document ha de ser la paraula avís, ressaltada tipogràficament amb majúscules, negreta i cos de lletra gran.
  • Cos. S’hi exposa la informació del fet que es dóna a conèixer de manera ordenada, completa i concisa. Aquesta informació pot ser la següent:

Fet o fets que cal comunicar.
Causes del fet i possibles solucions o alternatives, si es tracta d’un fet perjudicial per a les persones interessades.
Disculpes, si cal.

  • Identificació de la unitat o de l’organisme emissor. Segons el tipus d’avís, és convenient escriure al final i de manera destacada el nom de la unitat o organisme que emet l’avís, l’adreça i l’horari d’atenció al públic. En aquest cas no cal que la capçalera inclogui cap d’aquestes informacions.
  • Datació. Cal fer-hi constar:
    Lloc.
    Data: dia (en xifres), mes (en lletres) i any (en xifres i de manera completa).

Fraseologia

  • Es comunica que...
  • Es posa en coneixement dels estudiants...
  • Lamentem comunicar/haver d’informar que...
  • Amb motiu de / A causa de / Atès / Per...
  • Les persones interessades poden adreçar-se a...
  • Per a més informació...
  • Disculpeu les molèsties...

2. Acta de reunió

Document per mitjà del qual es constaten les incidències i els acords presos en una reunió. Format: DIN A4 (210 × 297 mm).

Criteris generals

L'acta de reunió de caràcter tradicional es caracteritza per una descripció detallada del desenvolupament de la reunió. És més recomanable, però, seguir un model més simple, caracteritzat pels criteris de redacció següents:

  • Concisió. Cal seleccionar les informacions essencials de la sessió (temes tractats, intervencions rellevants, transcripció literal dels acords, etc.) i sintetitzar-les.
  • Claredat en la presentació, de manera que es faciliti la lectura del document per mitjà de la utilització d'encapçalaments i d'un sistema numèric d'identificació coherent entre els temes tractats (ordre del dia), el desenvolupament de la sessió i els acords presos.
  • Temps verbal. És recomanable l'ús del present, encara que l'acta es redacti després de la reunió.
  • Tractament personal. Les actes són impersonals i neutres: S'aprova el document sobre... o bé Aprovació del document sobre...
  • Quant al tractament personal del secretari (emissor). En la redacció de l'acta s'utilitza la tercera persona del singular (ell):El secretari o la secretària llegeix els informes..., mentre que en la fórmula final, es fa servir la primera persona del singular (jo): ...estenc aquesta acta.
  • Per al tractament personal dels altres membres de la reunió s'utilitza la tercera persona del singular o del plural ( ell o ells): El president demana...els professors expliquen el projecte...

Estructura 

  • Identificació de la reunió. Aquest apartat consta de les dades següents:
  • Nom de l'organisme
  • Número de la sessió
  • Lloc
  • Data
  • Hora d'inici
  • Hora d'acabament
  • Nom i cognoms
  • Càrrec o funció que acompleix dins l'organisme reunit o bé si hi assisteix com a representant d'algun altre organisme.
  • En un segon bloc, quan calgui, es consignen els membres absents, encapçalats per una de les fórmules següents: Han excusat la seva absènciaS'excusenS'han excusat d'assistir-hi, o bé Absents, segons si s'han excusat o no.
  • Assistència. En un primer bloc es fan constar les persones que han assistit a la reunió, encapçalades per la forma Assistents, amb les dades següents:
  • Ordre del dia. En aquest apartat es reprodueixen els punts de l'ordre del dia que es detallaven en la convocatòria de la reunió. Si hi ha alguna modificació, també s'hi ha de fer constar. És convenient numerar els diversos temes o punts i mantenir la mateixa numeració en tot el document per coherència i estalvi de referències.
  • Desenvolupament de la sessió. En aquest apartat es fa constar l'evolució de la reunió i les intervencions més rellevants de manera sintetitzada. Convé que l'ordre de desenvolupament es correspongui amb el de l'ordre del dia. Aquest apartat es pot ometre en els casos en què no sigui pertinent recollir el desenvolupament de la sessió, i llavors només s'hi fan constar els acords presos.

3. Carta

Comunicació escrita de caràcter interpersonal i de contingut general, no prevista en la tramitació d’un procediment administratiu i que pot tractar de més d’un tema (relacions personals, comercials, administratives, etc.). Format: DIN A4 (210 _ 297 mm)

Criteris generals

Els aspectes més destacables pel que fa a la redacció de les cartes són els següents:

  • Document de tema lliure: s’hi poden tractar un o diversos temes. Es tracta del document menys estricte quant a estructura i format.
  • Claredat, rigor i concisió adients a la redacció administrativa. Això vol dir que cal seleccionar la informació que s’hi inclourà abans de començar la carta.
  • Estructuració lògica del contingut per mitjà de paràgrafs breus i separats: presentació de l’assumpte, desenvolupament dels fets o arguments i conclusió resumida.
  • El tractament personal:
  • Emissor:
    Primera persona del singular (jo) o del plural (nosaltres): Us comunico, us comuniquem, etc.
  • Destinatari:
    La forma més habitual és el tractament de vós, que presenta força avantatges, com ara la unificació del gènere del destinatari: us informo, la vostra carta, etc.

Estructura 

  • Destinació. Els destinataris d’una carta tant poden ser particulars com institucions o organitzacions. Normalment aquests destinataris s’identifiquen al marge superior esquerre de la carta, de manera completa o reduïda.
  • Completa: La informació completa és la mateixa que apareix en una adreça d’un sobre.
  • Reduïda: Quan per una qüestió d’espai es redueix a la informació mínima que ens permet d’identificar amb facilitat el destinatari, només s’hi fan constar el nom o el càrrec i la localitat.
  • Solemne i de màxima consideració: Distingit senyor, distingida senyora…
  • General, respectuosa i atenta: Senyor, senyora…
  • Franca i cordial: Benvolgut amic, benvolguda amiga...
  • Introducció: presentació del motiu de l’ofici.
  • Desenvolupament: explicació dels fets, arguments, etc.
  • Conclusió: petició, síntesi dels fets, etc.
  • Us saludo/saludem amb respecte
  • Aprofito/aprofitem l’avinentesa per saludar-vos ben atentament
  • Ben atentament
  • Atentament
  • Cordialment
  • Ben cordialment
  • Una salutació cordial
  • Signatura
  • Nom i cognoms
  • Càrrec (introduït per mitjà de l’article determinat corresponent)
  • Lloc
  • Data: dia (en xifres), mes (en lletres) i any (en xifres i de manera completa)
  • Igual que l’ofici, la carta té un sistema de datació doble pel que fa a l’emissió. Des d’un punt de vista formal, però, la data que cal tenir en compte és la del registre de sortida.
  • Postdata (PD): per mitjà de la sigla PD s’introdueixen al final del document anotacions especials (referències a documents, informacions complementàries, etc.).
  • Les inicials de la persona que redacta la carta (en majúscules) i les de qui la transcriu (en minúscules), separades per una barra inclinada; per exemple, CD/eb. Aquesta informació, si s’hi inclou, cal posar-la al final del document.
  • Salutació. Cal ajustar la fórmula de salutació al to de la relació expressada en el cos. Algunes fórmules habituals:
  • Cos. Des del primer moment cal definir el to de relació entre els comunicants. Tot i que sempre convé moure’s en un cert nivell de formalitat, hi ha graus entre la solemnitat i la cordialitat que cal tenir presents.
  • Comiat. Algunes variants, ordenades de màxima a mínima cortesia:
  • Signatura. L’estructura més habitual és la següent:
  • Datació. Si el paper de carta du impresa l’adreça i la localitat ja hi figura, se’n pot prescindir i la datació es pot reduir a expressar el dia, el mes i l’any. Si no és així, cal indicar-hi, seguit d’una coma:
  • Informacions ocasionals

4. Certificat

Document per mitjà del qual una persona autoritzada dóna fe d’un fet, del contingut d’un document, de les circumstàncies (acadèmiques, administratives, etc.) que consten en arxius, registres, llibres d’actes, etc. Format: DIN A4 (210 _ 297 mm)

Criteris generals

El certificat, com altres documents administratius, segueix una estructura constant i s’ajusta bàsicament als trets de funcionalitat i de formalitat que caracteritzen les comunicacions oficials. Els dos aspectes més destacables són els següents:

  • To formal i concís, a causa del seu valor de comunicació oficial feta per un càrrec.
  • El tractament personal:
  • Emissor:
    Primera persona del singular (jo): certifico, signo, etc.
  • Destinatari:
    Impersonal, perquè la destinació final d’aquest document no acostuma a ser explícita: I perquè consti...

Estructura

  • Dades de l’emissor. En aquest apartat es fan constar les dades següents:
  • Nom i cognoms de la persona que lliura el certificat.
  • Càrrec que ocupa, posposat al nom.
  • Lloc
  • Data: dia (en xifres), mes (en lletres) i any (en xifres i de manera completa).
  • Certificació. Aquest apartat, que és el nucli del certificat, s’introdueix amb la forma CERTIFICO, en majúscules per destacar-la visualment, seguida de dos punts. Després dels dos punts s’expressa la certificació precedida de la conjunció Que (amb majúscula inicial) si la frase presenta una forma verbal conjugada. Si hi ha més d’un fet o d’una circumstància, és convenient separar-los en paràgrafs diferents i numerar-los.
  • Fórmula de certificació. Aquesta fórmula final és fixa, però pot presentar algunes variacions: I perquè consti, signo aquest certificat.
  • Datació. Cal fer-hi constar:
  • Signatura. Hi han de constar els elements següents:
  • A l’esquerra, la signatura de qui certifica (el nom i el càrrec de qui signa ja apareixen en l’apartat 2 i, per tant, no s’han de repetir).
  • A la dreta, si cal, la signatura de qui hi dóna la conformitat:
    Vistiplau

Càrrec (introduït per mitjà de l’article determinat corresponent) 
Signatura 
Nom i cognoms

Fraseologia

Fórmules per a la certificació:

  • Que, d’acord amb la documentació que tenim en aquest servei, el senyor...
  • Que, dels antecedents que posseïm en els nostres arxius, resulta que...
  • Que la senyora... ha seguit amb aprofitament el curs de...

Fórmules de certificació:

  • I perquè consti, signo aquest certificat.
  • I perquè consti, i a petició de la persona interessada, signo aquest certificat.
  • I perquè consti, i a l’efecte de..., signo aquest certificat amb el vistiplau de...
  • I perquè consti i tingui els efectes que corresponguin, signo aquest certificat.

5. Circular

Carta adreçada a diferents persones amb una mateixa redacció. Les circulars són documents de contingut general, no previst en la tramitació d’un procediment administratiu, que permeten el tractament de diversos temes i una redacció flexible. Format: DIN A4 (210 _ 297 mm)

Criteris generals

La circular, com la carta, permet el tractament de diversos temes; consegüentment, la redacció és més flexible i, per tant, més complexa que la d’altres documents administratius. En general, però, els aspectes que cal tenir en compte a l’hora de redactar circulars són els següents:

  • Adequació de la llengua al grau de formalitat, d’acord amb el tipus de relació que hi hagi entre els interlocutors. El grau de formalitat sempre es mourà entre un nivell respectuós i neutre i un nivell cordial.
  • Adequació al to general de la circular de les fórmules de salutació i de comiat i del tractament personal que s’utilitza per adreçar-se al destinatari (vós / vostè / tu).
  • Estructuració lògica del contingut de la circular per mitjà de paràgrafs breus i separats: introducció del motiu, exposició desenvolupada de fets, arguments o consideracions i conclusió a partir d’una síntesi, una petició, una proposta, etc.
  • Claredat, precisió i concisió en l’expressió de les idees.
  • El tractament personal:
  • Emissor:
    Primera persona del singular (jo): comunico, agraeixo, etc.Primera persona del plural (nosaltres): comuniquem, agraïm, etc. Té un cert valor de modèstia i representa la globalitat de la institució o de la unitat des d’on s’escriu.
  • Destinatari:
    Segona persona del plural (vós): rebreu, vau comunicar, etc.Tercera persona del singular (vostè): rebrà, va comunicar, etc. Segona persona del singular (tu): rebràs, vas comunicar, etc. Només és adequat en casos de gran amistat i confiança mútua.

Estructura

  • Identificació del document. Les dades d’identificació del document s’han de fer constar en el marge superior dret. Són les següents:
  • Ref. («referència»): codi de classificació del document per a l’òrgan emissor.
  • Distingit/ida senyor/a,
  • Senyor/a,
  • Benvolgut/uda senyor/a,
  • Benvolgut/uda company/a,
  • Benvolgut/uda amic/iga,
  • Introducció: presentació del motiu de la circular.
  • Desenvolupament: explicació dels fets, arguments, etc.
  • Conclusió: petició, síntesi dels fets, etc.
  • Rebi la nostra salutació i respecte.
  • Aprofitem aquesta ocasió/avinentesa per saludar-vos atentament.
  • Ben atentament,
  • Atentament,
  • Una salutació cordial,
  • Cordialment,
  • Ben cordialment,
  • Signatura
  • Nom i cognoms
  • Càrrec o unitat
  • Lloc
  • Data: dia (en xifres), mes (en lletres) i any (en xifres i de manera completa)
  • Postdata (PD): per mitjà de la sigla PD s’introdueixen al final del document anotacions especials (referències a documents, informacions complementàries, etc.).
  • Les inicials de la persona que redacta la carta (en majúscules) i les de qui la transcriu (en minúscules), separades per una barra inclinada; per exemple, CD/mc. Cal incloure aquesta informació al final del document.
  • Assumpte: descripció breu de l’assumpte a què es refereix la circular; aquesta informació cal posar-la a la part superior del document, a continuació de l’apartat 1.
  • Salutació. La circular ha de dur una fórmula de salutació adequada al to de la relació que s’expressi en el cos de la carta i ha d’especificar les dues variants morfològiques del gènere, masculina i femenina, ja que el text s’adreça a destinataris diversos, homes i dones. Les fórmules més habituals són, per ordre decreixent de formalitat, les següents:
  • Cos. La informació ha d’estar ordenada de manera lògica:
  • Comiat. La fórmula de comiat s’ha de correspondre amb la fórmula de salutació i amb el to general del text. Les fórmules de comiat més habituals són, per ordre decreixent de formalitat, les següents:
  • Signatura. Hi han de constar els elements següents i en l’ordre següent:
  • Datació. Cal fer-hi constar:
  • Informacions ocasionals:

Fraseologia 

Fórmules d’introducció:

  • El motiu/l’objectiu d’aquesta carta és informar-vos/comunicar-vos...
  • Ens adrecem a vostè per comunicar-li/informar-la/fer-li saber que...
  • Per al vostre coneixement, em plau informar-vos/comunicar-vos que...

Fórmules de conclusió:

  • Per tot això, li/us demanem/sol·licitem que...
  • Si desitgeu més informació...
  • Quedem a la seva/vostra disposició per a tot el que necessiti/necessiteu.
  • Us agraïm per endavant...
  • Li agraïm molt el seu interès/el temps que ens ha dedicat...
  • Rebeu el nostre agraïment sincer per...

6. Convocatòria de reunió

Document per mitjà del qual es demana la presència d’alguna persona en un lloc, una data i una hora determinats, perquè participi en una reunió. Format: DIN A4 (210 _ 297mm).

Criteris generals

La convocatòria de reunió, com l’ofici o altres documents, segueix una estructura generalment constant i s’ajusta als trets de funcionalitat i de formalitat que caracteritzen les comunicacions oficials. Els dos aspectes més destacables quant a la redacció són els següents:

  • To formal i concís, a causa del seu valor de comunicació oficial feta per un càrrec.
  • El tractament personal:
  • Emissor. Primera persona del singular (jo): Us convoco a, etc.
  • Destinatari. Segona persona del plural (vós): Us convoco, etc. 
    O tercera persona del singular (vostè): El convoco, etc.

Estructura 

  • Identificació del document. Les dades d’identificació del document s’han de fer constar en el marge superior dret. Són les següents:
  • Ref. («referència»): codi de classificació del document per a l’òrgan emissor.
  • Destinatari. Les dades del destinatari es posen en el marge superior esquerre, de manera completa o reduïda.
  • Informació completa
    Nom i cognoms
    Via pública, número, pis i porta
    Codi postal i localitat
  • Informació reduïda
    Nom i cognoms
    Localitat

Si la persona convocada assisteix a la reunió pel càrrec que té, cal fer-hi constar el càrrec sense la indicació del nom de qui l’ocupa. En aquest cas, el destinatari es pot posar al final del full, en majúscules.

  • Salutació. La fórmula de salutació ha de ser la següent:
  • Senyor, o bé Senyora,
  • Identificació de la reunió. Aquest apartat consta de les dades següents, redactades en un sol paràgraf:
  • Fórmula de convocatòria. Una reunió ha de ser convocada pel president o la presidenta de l’òrgan col·legiat: Us convoco a la reunió... Si és el secretari o la secretària qui fa la convocatòria, ha de fer constar que ho fa per ordre del president: Per encàrrec (o indicaciódel president (o la presidenta), us convoco...
  • Indicació, si escau, del caràcter ordinari o extraordinari de la reunió.
  • Dia, hora i lloc de la reunió.
  • Ordre del dia. Aquest apartat consta d’una llista numerada dels temes que es tractaran en la reunió. Generalment s’inicia amb el punt Lectura i aprovació de l’acta de la sessió anterior i s’acaba amb el Torn obert de paraules, que correspon al període obert d’intervencions a la fi d’una reunió.
  • Comiat. Les fórmules de comiat que s’utilitzen habitualment són les següents:
  • Atentament, o bé Ben atentament,
  • Signatura. Hi han de constar els elements següents i en l’ordre següent:
  • Càrrec (introduït per mitjà de l’article determinat corresponent)
  • Signatura
  • Nom i cognoms

La persona que convoca ha d’indicar el càrrec que exerceix com a convocant (president/a o secretari/ària), prescindint del càrrec que tingui en altres circumstàncies.

  • Datació. Cal fer-hi constar:
  • Lloc
  • Data: dia (en xifres), mes (en lletres) i any (en xifres i de manera completa)
  • Informacions ocasionals
  • Nota: indicació, si cal, d’alguna circumstància particular o del fet que la convocatòria va acompanyada de documents annexos.

Fraseologia

Fórmules d’identificació de la reunió:

  • Us convoco a la propera reunió de la Comissió...
  • Em plau convocar-lo a la reunió de...
  • Per encàrrec/indicació/ordre de la presidenta, us convoco a la reunió ordinària de la Comissió...
  • Complint l’acord de la darrera sessió, la convoco a...

Fórmules per expressar l’ordre del dia:

  • Lectura i aprovació de l’acta de la sessió anterior.
  • Afers de tràmit.
  • Examen/estudi de...
  • Aprovació de...
  • Torn obert de paraules.

7. Diligència

Certificat intern que s’insereix dins les actuacions administratives i que acredita l’execució d’un tràmit: la presa de possessió d’un càrrec, una modificació de sou, una excedència, un canvi de categoria administrativa, etc. Format: DIN A4 (210 _ 297 mm).

Criteris generals

La diligència, com altres documents administratius, segueix una estructura generalment constant i s’ajusta bàsicament als trets de funcionalitat i de formalitat que caracteritzen les comunicacions oficials. Els dos aspectes més destacables pel que fa a la redacció són els següents:

  • To formal i concís, a causa del seu valor de comunicació oficial feta per un càrrec.
  • El tractament personal:
  • Emissor:
    Primera persona del singular (jo): FAIG CONSTAR, etc.
  • Destinatari:
    Impersonal, perquè la destinació final d’aquest document no acostuma a ser explícita.

Estructura 

  • Identificació del document. Les dades d’identificació del document s’han de fer constar en el marge superior dret. Són les següents:
  • Ref. («referència»): codi de classificació del document per a l’òrgan emissor.
  • Cos. S’introdueix amb una d’aquestes dues fórmules:
  • DILIGÈNCIA per fer constar que…
  • FAIG CONSTAR que…

A continuació s’exposa, de manera concisa, el fet que es constata.

  • Datació. Cal fer-hi constar:
  • Lloc
  • Data: el dia (en xifres), el mes (en lletres) i l’any (en xifres i de manera completa)
  • Signatura. Hi han de constar els elements següents i en l’ordre següent:
  • Càrrec (introduït per mitjà de l’article determinat corresponent)
  • Signatura
  • Nom i cognoms

Fraseologia 

  • ...que en el dia d’avui prenen possessió de la plaça...
  • ...que els acords proposats en l’anterior dictamen van ser aprovats per la Comissió… el dia...
  • ...que en el dia d’avui el Sr. Tal ha fet efectius els drets corresponents a...
  • ...que el present document es compon de... pàgines...

8. Invitació

Document per mitjà del qual es convida algú a un acte (col·loqui, cerimònia, conferència, etc.). Format: targeta gran (105 _ 210 mm) o bé DIN A4 (210 _ 297 mm).

Criteris generals

La invitació és un document de caràcter protocol·lari, amb un contingut que permet poca variació. Els aspectes més destacables pel que fa a la seva redacció són els següents:

  • To formal i de cortesia, a causa del seu caràcter protocol·lari.
  • Identificació de l’emissor i cos amb una sola frase, si és possible, de manera que la invitació tingui unitat. Les diferents dades dins la frase se separen amb comes. Si les informacions que s’han de donar són molt extenses, és convenient posar punt i seguit i fer més d’una frase. En cas que la complexitat de la informació ho requereixi, també es poden redactar aquestes dades de manera esquemàtica.
  • Tractament personal:
  • Emissor: 
    Tercera persona del singular (vostè): invita, es complau a, etc.
  • Destinatari:
    Segona persona del plural (vós): us invita, convidar-vos, etc.
    Tercera persona del singular (vostè): l’invita, convidar-lo, etc.

Estructura

  • Identificació de qui convida. Hi ha de constar el càrrec o la unitat que tramet la invitació. Atès que la invitació és un document protocol·lari, s’hi pot afegir el tractament protocol·lari. En aquest cas, s’ha de fer constar el tractament, el nom i els cognoms i el càrrec. En el cas d’emissor múltiple de la mateixa Universitat, l’ordre que se segueix és el de l’estructura jeràrquica dels càrrecs universitaris. Si les persones que emeten la invitació pertanyen a organismes diferents, se segueix la jerarquització administrativa.
  • Nucli de la invitació. Aquest apartat consta de les dades següents:
  • Fórmula d’invitació: ...es complau a convidar-vos a l’acte de...
  • Identificació de l’acte a què es convida.
  • Dia, hora i lloc en què es durà a terme.

Hi ha altres informacions complementàries que s’hi poden fer constar, si cal:

  • Nom i cognoms del destinatari (si cal que les invitacions siguin personalitzades).
  • Qui presidirà l’acte o quines personalitats hi assistiran.
  • Lloc
  • Data: mes (en lletres) i any (en xifres i de manera completa)
  • Petició de confirmació de l’assistència.
  • Necessitat de presentar la invitació (si el control de l’entrada a l’acte és rigorós).
  • Datació. S’ha de fer constar de la manera següent:
  • Informacions ocasionals. Aquestes informacions addicionals han d’anar després de la datació.

Fraseologia 

Fórmules d’invitació:

  • ... es complau a convidar-vos/invitar-vos a...
  • ... té l’honor de convidar-lo a...
  • ... el/ la invita/  el/la convida a...

Fórmules per indicar el dia, l’hora i el lloc:

  • ... que se celebrarà/que es durà a terme/que tindrà lloc a..., el..., a les... hores...

Fórmules per expressar altres informacions:

  • ...l’acte serà presidit per...
  • ...sota la presidència de...
  • ...amb l’assistència de...
  • Confirmeu, si us plau, l’assistència.
  • Es demana confirmar l’assistència.
  • Cal presentar la invitació.

9. Nota interna

Document habitual de comunicació no oficial entre les unitats i les persones de la Universitat. Format: DIN A4 (210 _ 297 mm).

Criteris generals 

Com que la nota interna és un document especialment funcional i àgil, els aspectes més destacables pel que fa a la seva redacció són els següents:

  • Adequació de la llengua al grau de formalitat, d’acord amb el tipus de relació entre els interlocutors.
  • Estructuració lògica i tan simplificada com sigui possible, de manera que faciliti la comprensió: introducció de l’assumpte, explicació de fets o d’arguments i, si cal, conclusió.
  • Claredat, precisió i concisió en l’expressió de les idees.
  • El tractament personal:
  • Emissor:
    Primera persona del singular (jo): comunico, demano, etc.
    Primera persona del plural (nosaltres): comuniquem, demanem, etc. Té un cert valor de modèstia i representa la globalitat de la institució o de la unitat des d’on s’escriu.
  • Destinatari: 
    Segona persona del plural (vós): rebreu, vau comunicar, etc. 
    Tercera persona del singular (vostè): rebrà, va comunicar, etc. 
    Segona personal del singular (tu): rebràs, vas comunicar, etc. Només és adequat en casos de gran amistat i confiança mútua.

Estructura 

  • Identificació del document. Les dades d’identificació del document s’han de fer constar en el marge superior esquerre. Són les següents:

NOTA INTERNA
De:
 nom de la unitat o de la persona emissora
A: nom de la unitat o de la persona destinatària
Ref. («referència»): codi de classificació del document per a l’òrgan emissor
Assumpte: objecte de la nota expressat breument

  • Cos. La informació ha d’estar ordenada de manera lògica:
  • Introducció: presentació del motiu de la nota.
  • Desenvolupament: explicació dels fets, arguments, etc.
  • Conclusió: petició, síntesi dels fets, etc.

Si es tracta d’una comunicació breu, no cal distingir aquestes tres parts.

  • Signatura.  Hi han de constar els elements següents i en l’ordre següent:
  • Signatura
  • Nom i cognoms
  • Càrrec o unitat

(Com que el càrrec va posposat al nom i al cognoms, no s’ha d’introduir per mitjà de l’article determinat.)

  • Datació. Cal fer-hi constar:
  • Lloc (opcional)
  • Data: dia (en xifres), mes (en lletres) i any (en xifres i de manera completa)
  • Postdata (PD): per mitjà de la sigla PD s’introdueixen al final del document anotacions especials (referències a documents, informacions complementàries, etc.).
  • Informacions ocasionals

10. Notificació

Document amb què es comunica a la persona interessada una resolució o qualsevol altre acte administratiu. La notificació és un tipus especial d’ofici. Format: DIN A4 (210 _ 297 mm).

Criteris generals 

La notificació, com altres documents administratius, segueix una estructura generalment constant i s’ajusta als trets de funcionalitat i de formalitat que caracteritzen les comunicacions oficials. Els aspectes més destacables pel que fa a la seva redacció són els següents:

  • Claredat, precisió i concisió en l’expressió de les idees.
  • El tractament personal:
  • Emissor:
    Primera persona del singular (jo): notifico, etc. 
    Primera persona del plural (nosaltres): notifiquem, etc. Té un cert valor de modèstia i representa la globalitat de la institució o de la unitat des d’on s’escriu.
  • Destinatari:
    Segona persona del plural (vós): rebreu, vau comunicar, etc.
    Tercera persona del singular (vostè): rebrà, va comunicar, etc.
  • El temps verbal. Si la notificació i la resolució tenen la mateixa data, la referència al moment en què es dicta la resolució (es fa el mateix dia) s’ha de fer en pretèrit indefinit: ha dictat. Si porten data diferent, en pretèrit perfet perifràstic: va dictar.

Estructura 

  • Identificació del document. Les dades d’identificació del document s’han de fer constar en el marge superior dret. Són les següents:
  • Ref. («referència»): codi de classificació del document per a l’òrgan emissor.
  • Informació completa
    Nom i cognoms
    Càrrec
    Via pública, número, pis i porta
    Codi postal i localitat
  • Informació reduïda
    Nom i cognoms o bé càrrec
    Localitat
  • Càrrec (introduït per mitjà de l’article determinat corresponent)
  • Signatura
  • Nom i cognoms
  • Lloc
  • Data: dia (en xifres), mes (en lletres) i any (en xifres i de manera completa)
  • Destinatari. Les dades del destinatari es posen en el marge superior esquerre, de manera completa o reduïda.
  • Fórmula de notificació. Hi consta l’òrgan que ha dictat la resolució i la data.
  • Text de la resolució. Hi ha de constar el text íntegre de la resolució. Un sistema alternatiu és transcriure íntegrament i literalment la resolució, que cal posar entre cometes, en el mateix text de resolució. Per raons de claredat i d’economia, el procediment més habitual per reproduir el text íntegre de la resolució consisteix a fer-ne una fotocòpia i adjuntar-la a la notificació.
  • Recursos pertinents. Hi ha de constar obligatòriament si la resolució és o no definitiva, els recursos que la persona interessada pot interposar contra la resolució, l’òrgan davant del qual s’han de presentar i el termini de presentació.
  • Signatura. Hi han de constar els elements següents i en l’ordre següent:
  • Datació. Cal fer-hi constar:

Fraseologia 

Fórmula de notificació:

  • Us/ Li notifico que...

Fórmules de comunicació dels recursos pertinents:

  • Contra aquesta resolució podeu interposar recurs de... / ...recurs de... davant... dins el termini d’un mes a comptar des de la data de la notificació... / ...sense perjudici que pugueu fer ús de qualsevol altre recurs que considereu oportú.
  • També pot interposar qualsevol altre recurs que consideri procedent.

11. Ofici

Comunicació escrita de caràcter oficial integrada en la tramitació d’un procediment administratiu i que tracta d’un sol tema. Segons el destinatari els oficis poden ser de dos tipus:

  • Ofici intern: adreçat a un altre òrgan administratiu.
  • Ofici extern: adreçat a una persona física o jurídica (empresa, etc.).

Un tipus especial d’ofici és la notificació, regulada per una normativa específica. Format: DIN A4 (210 _ 297 mm).

Criteris generals 

L’ofici segueix una estructura generalment constant i s’ajusta als trets de funcionalitat i de formalitat que caracteritzen les comunicacions oficials. Els aspectes més destacables pel que fa a la seva redacció són els següents:

  • Document monotemàtic: tracta d’un sol tema.
  • To clarament impersonal i formal, a causa del seu valor de comunicació oficial feta per un càrrec, sobretot en els de caràcter intern.
  • Estructuració lògica del contingut de l’ofici, per mitjà de paràgrafs breus i separats: introducció de l’assumpte, exposició de fets, arguments o consideracions i conclusió a partir d’una síntesi, una petició, etc.
  • Claredat, precisió i concisió en l’expressió de les idees. La redacció és especialment concisa en els de caràcter intern.
  • El tractament personal:
  • Emissor:
    Primera persona del singular (jo): comunico, demano, etc.
    Primera persona del plural (nosaltres): comuniquem, demanem, etc. Té un cert valor de modèstia i representa la globalitat de la institució o de la unitat des d’on s’escriu.
  • Destinatari:
    Segona persona del plural (vós): rebreu, vau comunicar,etc.
    Tercera persona del singular (vostè): rebrà, va comunicar, etc.

Estructura 

  • Identificació del document. Les dades d’identificació del document s’han de fer constar en el marge superior dret. Són les següents:
  • Ref. («referència»): codi de classificació del document per a l’òrgan emissor.
  • Assumpte: descripció breu de l’assumpte a què es refereix l’ofici.
  • Destinatari. Les dades del destinatari es posen en el marge superior esquerre o bé al final del full. En aquest darrer cas cal escriure-les en majúscules.
  • Ofici intern: només cal fer-hi constar el càrrec de l’òrgan administratiu, no la persona que l’ocupa, o bé l’organisme. (Si s’hi fa constar el càrrec, aquest no ha d’anar precedit del tractament protocol·lari.)
  • Ofici extern: com que s’adreça a un particular, cal fer-hi constar el nom i cognoms i l’adreça.
  • Salutació
  • Ofici intern: no en porta.
  • Ofici extern: Senyor, o bé Senyora.
  • Cos. Si la comunicació és breu, el cos pot constar d’un sol paràgraf. Però si és llarga i complexa, cal fer servir més d’un paràgraf i ordenar la informació de manera lògica:
  • Introducció: presentació del motiu de l’ofici.
  • Desenvolupament: explicació dels fets, arguments, etc.
  • Conclusió: petició, síntesi dels fets, etc.
  • Comiat
  • Ofici intern: no en porta.
  • Ofici extern: un comiat formal, com ara Atentament.
  • Signatura. Hi han de constar els elements següents i en l’ordre següent:
  • Càrrec (introduït per mitjà de l’article determinat corresponent)
  • Signatura
  • Nom i cognoms
  • Datació. Cal fer-hi constar:
  • Lloc
  • Data: dia (en xifres), mes (en lletres) i any (en xifres i de manera completa)
  • L’ofici, igual que la carta, té un sistema de datació doble: el registre de sortida i la data de redacció. La primera data preval sobre la segona.
  • Informacions ocasionals
  • Postdata (PD): per mitjà de la sigla PD s’introdueixen al final del document anotacions especials (referències a documents, informacions complementàries, etc.).
  • Les inicials de la persona que redacta la carta (en majúscules) i les de qui la transcriu (en minúscules), separades per una barra inclinada; per exemple, CD/eb. Aquesta informació, si s’hi inclou, cal posar-la al final del document.

Fraseologia 

Fórmules d’introducció:

  • D’acord amb el que disposa l’article... del Reial decret ..., li comunico que...
  • En relació amb..., us comunico que...
  • Per tal de/que..., us demano que...
  • Li trameto, annex/a, l’informe/la documentació...
  • Em plau comunicar-vos/fer-vos arribar/adjuntar-vos...
  • D’acord amb..., li faig arribar...

Fórmules de conclusió:

  • Per això, li demanem/sol·licitem...
  • Si desitgeu més informació...
  • Quedem a la seva disposició per a tot el que necessiti.
  • La qual cosa us comunico perquè...

12. Petició

Sol·licitud escrita sobre una matèria no prevista en la normativa vigent. Format: DIN A4 (210 _ 297 mm).

Criteris generals

Tot i que els requisits formals de la petició són una mica diferents dels de la sol·licitud, la redacció de la petició segueix els mateixos criteris que els de la sol·licitud:

  • To neutre i respectuós.
  • Estructuració lògica i tan simplificada com sigui possible. Si l’apartat corresponent al nucli de la petició conté diverses informacions o raons, és convenient ordenar-les d’acord amb el temps en què se succeeixen o bé d’acord amb l’argumentació, i escriure-les en paràgrafs diferents.
  • Claredat i concisió en l’expressió de les idees. És millor redactar amb oracions breus que amb una única oració llarga.
  • El tractament personal:
  • Emissor:
    Primera persona del singular (jo): demano, etc.
  • Destinatari:
    Segona persona del plural (vós): Que assistiu, etc.
    Tercera persona del singular (vostè): Que assisteixi, etc.

Estructura

Identificació del sol·licitant. Hi han de constar les dades personals de qui signa la petició: nom i cognoms i càrrec.

  • Nucli de la petició. S’hi exposa el que es demana. S’inicia amb la forma demano, en majúscules per destacar-la visualment, seguida de dos punts. Cal tenir en compte que si la frase que s’escriu a continuació s’inicia amb un verb conjugat, s’ha d’escriure la conjunció Que, amb majúscula inicial, en el paràgraf següent (per exemple: DEMANO: Que em sigui concedit.../La concessió...).
  • Signatura del sol·licitant. Cal posar la signatura sense acompanyar-la del nom i els cognoms, perquè ja s’han especificat a l’apartat 1.
  • Datació. Cal fer-hi constar:
    • Lloc
    • Data: dia (en xifres), mes (en lletres) i any (en xifres i de manera completa)
  • Càrrec o unitat a qui s’adreça. Càrrec de la persona o unitat a qui s’adreça la petició, en majúscules, a peu de pàgina. Si és el cas, el càrrec ha d’anar precedit del tractament protocol·lari corresponent.

Fraseologia

Fórmules per a la identificació:

  • ..., responsable de....
  • ...,encarregat de l’organització de...,
  • ..., cap de protocol de...

Fórmules per a la petició:

  • Que el senyor... assisteixi a...
  • L’assistència del senyor... a...
  • Que em sigui concedit...
  • La concessió de...

13. Saluda

Document de caràcter protocol·lari que s’usa per a comunicacions breus, com ara notes d’agraïment, de felicitació, etc. Només trameten saludes els alts càrrecs de l’Administració. Format: Targeta gran (105 _ 210 mm).

Criteris generals 

El saluda és un document de caràcter protocol·lari, amb un contingut que permet poques variacions i que es caracteritza pel fet que està parcialment imprès. Els aspectes més destacables quant a la redacció són els següents:

  • To formal i de cortesia, a causa del seu caràcter protocol·lari.
  • Concisió i brevetat del text que conté el cos del saluda —el motiu de la salutació— perquè la informació que es transmet en aquest apartat apareix com una frase subordinada o coordinada i no convé que s’allargui gaire.
  • El tractament personal:
  • Emissor:
    Tercera persona del singular: Saluda, li agraeix, etc.
  • Destinatari:
    Tercera persona del singular: ...ha tingut la gentilesa de...

Estructura 

  • Identificació de qui saluda. Hi han de constar el càrrec de qui tramet el document (que pot anar precedit del tractament protocol·lari corresponent) i la unitat o organisme.
  • Logotip de la Universitat (imprès).
  • Fórmula de salutació (impresa). La fórmula de salutació és el mot Saluda imprès verticalment en una línia independent i centrat a la targeta.
  • Cos. En aquest apartat es fan constar el nom i els cognoms del destinatari (sense la preposició a perquè representa el complement directe del verb principal, saluda) i el motiu de la salutació (agraïment, felicitació, etc.) de manera breu.
  • Signatura. En aquest document la signatura es redueix a la rúbrica, que se situa sota el nom i els cognoms de la persona que emet el saluda.
  • Comiat. La fórmula de comiat presenta poques variacions. Generalment és:
  • ...es complau a expressar-li el testimoni de la seva consideració.
  • Lloc
  • Data: dia (en xifres), mes (en lletres) i any (en xifres i de manera completa)
  • Datació. S’ha de fer constar de la manera següent: 

Fraseologia 

Fórmules per expressar el motiu de la salutació:

  • ...el seu bon amic... i li agraeix...
  • ...la senyora..., que ha tingut l’amabilitat d’enviar-li...
  • ...el senyor... i es complau a convidar-lo a...
  • ...la senyora... i la felicita per...

14. Sol·licitud

Petició escrita feta per un particular a l’organisme competent sobre una matèria de tramitació prevista per la normativa vigent. Les sol·licituds no s’han d’adreçar a una persona concreta, perquè no són documents nominals, sinó a les institucions, unitats o als òrgans que les han d’atendre o tramitar. Format: DIN A4 (210 _ 297 mm).

Criteris generals 

La sol·licitud, com altres documents administratius, segueix una estructura força constant. L’exposició de motius i el nucli de la sol·licitud (apartats 2 i 3) constitueixen el cos central d’aquest document. Pel que fa a la redacció d’aquests apartats, els aspectes que cal tenir en compte són els següents:

  • To neutre i respectuós.
  • Estructuració lògica i tan simplificada com sigui possible. Si l’exposició de motius i el nucli de la sol·licitud contenen diverses informacions, és convenient ordenar-les i escriure-les en paràgrafs separats.
  • Claredat i concisió en l’expressió de les idees. És millor redactar tots dos apartats amb oracions breus que amb una única oració llarga.
  • El tractament personal:
  • Emissor:
    Primera persona del singular (jo): exposo: Que sóc tècnic informàtic de..., etc.
  • Destinatari:
    Són preferibles les formes impersonals: demano (i no pas us/li demano); Que em sigui concedit, La concessió de... (i no pas Que em concedeixi...), etc.

Estructura 

  • Identificació del sol·licitant. Hi han de constar les dades personals següents de qui signa la sol·licitud: el nom i cognoms i l’adreça a efecte de notificacions. A més, hi poden figurar altres dades, com ara el número de document d’identitat, el telèfon, l’adreça electrònica, el lloc i la data de naixement o la professió, segons cada cas.
  • Exposició de motius. S’hi exposen els fets i les raons que justifiquen la sol·licitud. S’inicia amb la forma EXPOSO, en majúscules per destacar-la visualment, seguida de dos punts. Els motius s’introdueixen amb la conjunció Que, amb majúscula inicial, en el paràgraf següent. Si hi ha més de dos motius, és convenient numerar-los. Si hi ha documentació annexa, s’hi pot fer referència per mitjà de fórmules com ara ...cosa que acredito amb la documentació annexa.
  • Nucli de la sol·licitud. S’hi exposa el que es demana. S’inicia amb la forma DEMANO, en majúscules per destacar-la visualment, seguida de dos punts. Cal tenir en compte en aquest apartat que si la frase que s’escriu a continuació s’inicia amb un verb conjugat, s’ha d’escriure la conjunció Que, amb majúscula inicial, en el paràgraf següent (per exemple: DEMANO: Que em sigui concedit.../La concessió de...). [o bé SOL·LICITO: …]
  • Datació. Cal fer-hi constar:
  • Lloc
  • Data: dia (en xifres), mes (en lletres) i any (en xifres i de manera completa)
  • Signatura del sol·licitant. Cal posar la signatura sense acompanyar-la del nom i els cognoms, perquè ja s’han especificat al primer punt.
  • Organisme al qual s’adreça. Òrgan, centre o unitat administrativa al qual s’adreça la sol·licitud, en majúscules, a peu de pàgina. Opcionalment, es pot fer constar el càrrec a qui va dirigida la sol·licitud, precedit, si és el cas, del tractament protocol·lari corresponent.

Fraseologia 

Fórmules per a la identificació:

  • ...que visc a.../...amb domicili a..., codi postal..., comarca de..., plaça/carrer..., núm. 00, telèfon...
  • ...amb document d’identitat núm. 00/...que tinc el número de document d’identitat... (expedit a..., el dia...)

Fórmules per a la sol·licitud:

  • Que s’accepti la petició/sol·licitud de...
  • Que em sigui concedit...
  • La concessió de...