A fi d’orientar el personal de la UIC en la redacció de documents administratius i de facilitar aquesta tasca, s’ofereixen, en primer lloc, unes Plantilles de documents administratius ja preparades perquè l’usuari hi incorpori les dades pertinents segons cada cas; en segon lloc, podeu trobar-hi Orientacions i exemples de documents administratius, és a dir, criteris generals i explicacions detallades, a més a més de textos acabats de mostra. En tots dos apartats, hi ha una sèrie de documents amb un format més fixat (saluda, acta de reunió, sol·licitud, etc.) i d’altres que són més lliures (carta, certificat, ofici, etc.).
A l’hora de redactar un document, cal adequar-se a la situació comunicativa: saber a qui ens dirigim (receptor o destinatari), quina és la relació que s’estableix entre l’emissor i el destinatari i, per tant, quin serà el grau de formalitat més adient (més o menys proximitat); també és important tenir clar què volem dir, és a dir, quin ha de ser el contingut del nostre escrit, i quin n’és el propòsit o la finalitat (una petició, una invitació, una queixa, una convocatòria…).
En qualsevol cas, és important emprar la segona persona del plural (vós, vosaltres), usar termes col·lectius (alumnat o professorat, en comptes d’alumne i alumna o professor i professora) i respectar el format característic de cada document, sempre vetllant per la qualitat lingüística i la claredat, la senzillesa, la precisió i la concisió estilístiques.