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Redacción de documentos administrativos

Con la finalidad de orientar el personal de la UIC en la redacción de documentos administrativos y de facilitar esta tarea, se ofrecen, en primer lugar, unas Plantillas de documentos administrativos ya preparadas para que el usuario incorpore en ellas los datos pertinentes según cada caso; en segundo lugar, se pueden encontrar Orientaciones y ejemplos de documentos administrativos, o sea, criterios generales y explicaciones detalladas, además de textos acabados de muestra. En los dos apartados, hay una serie de documentos con un formato más fijado (saluda, acta de reunión, solicitud, etc.) y de otros que son más libres (carta, certificado, oficio, etc.).

A la hora de redactar un documento, es preciso adecuarse a la situación comunicativa: saber a quién nos dirigimos (receptor o destinatario), cuál es la relación que se establece entre el emisor y el destinatario y, por lo tanto, cuál será el grado de formalidad más adecuado (más o menos proximidad); también es importante tener claro qué queremos decir, o sea, cuál debe ser el contenido de nuestro escrito, y cuál es el propósito o la finalidad (una petición, una invitación, una queja, una convocatoria…).

En cualquier caso, es importante utilizar la segunda persona del plural (vós, vosotros), usar términos colectivos (alumnado o profesorado, en vez de alumno y alumna o profesor y profesora) y respetar el formato característico de cada documento, siempre velando por la calidad lingüística y la claridad, la sencillez, la precisión y la concisión estilísticas. 

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